一、方案背景

在当今数字化时代，传统会议模式因纸张浪费严重、信息传递效率低下、会议记录难以完整保存等问题，已无法满足现代企业与组织的高效运作需求。为提升会议效率、降低成本并践行绿色环保理念，无纸化会议系统应运而生。本方案旨在为各类机构打造一套功能完备、稳定高效的无纸化会议系统，助力其实现会议流程的数字化转型。

二、系统概述

无纸化会议系统基于局域网、专网或移动互联网，综合运用通讯、音频、视频及软件技术，以文件的电子交换达成会议的无纸化目标。其具备文件传输网络化、文件显示电子化、文件编辑智能化、文件输入输出可控化等核心特征 ，能够为会议提供全方位的数字化支持。

三、系统功能

（一）会前准备

1. 会议创建：会议组织者可便捷设置会议主题、主持人、秘书、开会时间、预期结束时间、会议地点等基础信息。

2. 人员管理：支持手动录入与会人员信息，也能进行批量导入。同时可对人员权限细致设定，如主席功能、广播权限、导出权限、免签功能、投标权限、文件查看权限等。

3. 议题管理：可提前设置多个会议议题，并针对每个议题上传相关文件，文件格式支持WORD、EXCEL、PPT、PDF、CAD 等文档，MP3、WMA等音频，以及JPG、JPEG、BMP、GIF、PNG等图片 ，且支持原文件上传，无需二次格式转换。

4. 投票设置：能自定义表决与投票内容，设定投票方式，如实名制、匿名投票，支持打分投票、选择性投票及自定义投票等模式。

5. 会议预设：系统支持会议预置，用户可提前设置好会议信息与议题文件，支持一键启动，还能预设多个会议信息，并进行默认会议设置。

（二）会中互动

1. 智能签到：参会人员一键入会即可完成签到，签到信息自动汇总并存储在后台主机。

2. 文件分发：会议进行中可随时分发多类型、多格式的资料文件，支持原文件分发，区分临时文件与固定文件分发，实现全程无纸化。

3. 浏览阅读：清晰直观地显示会议议题资料文件，支持多议题文件同步展示，可随意点击搜索浏览，支持PPT动态播放，并可限制议题文件查看权限。

4. 文件批注：参会人员可对会议议题文件进行批注，一键启动批注功能，支持原文件批注与标注，保存的原文件批注自动上传至后台主机，常用办公文件如WORD、PDF均适用。

5. 电子白板：支持单人使用与多人交互使用，多人可同时在同一白板上书写绘画，支持白板存档、载入，也可将白板内容同步至投影仪。

6. 文件上传：无纸化会议终端面板设有USB接口，可读取U盘文件并上传至后台主机。

7. 投票表决：主持人编辑会议投票标题、选项、说明、类型后，一键启动投票表决，投票终端的实时投票结果可输出到大屏幕展示。

8. 信号交互：会议文档、电子白板、视频播放、电脑桌面、文件批注等内容可一键同屏广播到其他无纸化终端，支持异步浏览和跟踪主讲功能，并可设定同步广播权限。

9. 互联互通：可将会场的远程视频、摄像机、笔记本、电脑、DVD等设备的高清图像、视频，广播到各个无纸化会议终端同步显示，也能将会议终端视频或文件资料同步广播到投影仪或大屏。

10. 异步浏览：主讲人员启动同屏广播时，无纸化会议终端可选择异步浏览，退出同屏广播进入自由模板，也可一键跟踪主讲快速回到同屏广播状态，可设置权限限制。

11. 会议交流：会议中任意一台无纸化会议终端都能发送会议信息，支持单选、多选收件人，实时显示发送与接收的信息，支持消息回复、公告发布，后台可统一发通知与单独回复消息。

12. 会议服务：参会者可通过无纸化会议终端进行茶水、文具、人员、要麦等服务呼叫，支持个性化与自定义呼叫服务。

13. 控制功能：支持会议签到、会议议题、会议投票、交互信号、会议关闭等主持（主席）管理功能，可将任意一台会议终端设置为主席功能，并设置权限限制。

14. 主席功能：支持单主席、双主席、多主席功能，主席可发起签到、系统自动签到、统一重置签到，具备全面的会议控制功能。

15. 会议通知：会议进行中后台可统一发送通知到所有无纸化会议终端，也能点对点发送通知，前端会议终端也可发送消息到后台。

16. 后台控制：后台主机可统一控制无纸化会议终端，包括液晶升降、电源开启与关闭、同屏广播等操作。

（三）会后整理

1. 信息记录：完整记录会议后的签到信息、投票信息、文件批注、人员信息、会议信息等，支持一键调用查看。

2. 信息导出：可将会议信息导出至后台主机本地硬盘存储，或传输至其他会议终端存储。

3. 会议清空：可自动或手动清空会议资料，服务器能自动清空所有无纸化会议终端资料，会议终端也可自动清空本机会议资料 。

四、设备配置

1. 无纸化会议终端：

◦ 升降式：采用嵌入式安装，不使用时显示屏可隐藏于箱体内部，节省桌面空间，机身多为纯铝合金材质，外观超薄美观，有分体式和一体式、单屏或双屏、带话筒升降等多种形式。

◦ 平板式：由平板电脑结合无纸化会议软件组成，外观小巧轻薄，融合现代会场氛围，功能实用，移动性强，设备配置可选性高 。

2. 显示设备：配备大屏幕LCD/LED显示屏，用于清晰展示会议资料或演示文稿；投影仪提供大屏幕投影功能，增强会议展示效果。

3. 音频设备：优质麦克风确保参会者发言声音清晰准确传达；音箱提供高音质音频播放，满足会议资料音频播放需求。

4. 网络设备：高性能路由器构建稳定的局域网或连接互联网；交换机保障网络数据交换的稳定性与速度；无线AP实现无线网络覆盖，满足移动设备接入需求。

5. 其他设备：无纸化会议管理软件是系统核心，集成文件管理与共享、日程安排与预定、会议签到管理等功能；中控系统集中控制会议室内各类设备，简化操作流程；视频矩阵负责视频信号的切换与分配，确保视频准确清晰显示 。

五、实施步骤

1. 明确目标：确定实施无纸化会议系统旨在提高会议效率、降低成本、实现环保节能等具体目标。

2. 现状评估：全面分析当前会议管理中纸质材料使用量、会议准备与分发效率、会后记录存档规范性等情况。

3. 需求确定：广泛收集组织内各部门需求，明确无纸化会议系统的详细功能需求。

4. 系统选择：综合考量功能性、用户友好性、兼容性和安全性等因素，挑选合适的无纸化会议系统平台。

5. 平台搭建：搭建服务器和客户端环境，合理配置用户权限和文件存储结构。

6. 设备安装与调试：在会议室安装无纸化会议终端、显示设备、音频设备等，并完成网络连接，进行全面功能测试，保障系统稳定运行。

7. 系统培训：对参会人员开展系统使用培训，使其熟练掌握无纸化会议系统操作。

8. 试运行与上线：先在部分会议中试运行，收集反馈意见并调整系统配置和操作流程，准备就绪后正式上线运行。

六、系统优势

1. 高效便捷：大幅减少会议准备与资料整理时间，文件传输与共享瞬间完成，提升会议效率。

2. 绿色环保：减少纸张消耗，契合环保理念，助力可持续发展。

3. 成本节约：降低纸张、印刷、装订等费用，减少设备采购与维护成本。

4. 互动性强：支持实时投票、批注、交流等功能，增强参会者互动与参与度。

5. 信息安全：设置严格权限管理和文件加密，保障会议资料安全。

6. 记录完整：自动记录会议全过程，方便查阅、追溯与总结。